Guía Práctica: Uso de SharePoint como Sistema de Gestión Documental para Cumplimientos ISO

El cumplimiento de estándares ISO, como ISO 9001 (Calidad), ISO 27001 (Seguridad de la Información) e ISO 14001 (Medioambiente), exige que las empresas mantengan un sistema de gestión documental eficiente. SharePoint Online, una herramienta de colaboración de Microsoft, ofrece capacidades robustas para gestionar documentos, automatizar flujos de trabajo, y asegurar el cumplimiento normativo. Esta guía cubre los pasos clave para implementar SharePoint como sistema de gestión documental para cumplir con los requisitos ISO.

1. Creación de una Estructura Organizativa para Documentos ISO

El primer paso es organizar los documentos de manera que sean accesibles y fáciles de gestionar.

• Definir bibliotecas de documentos: Crea una biblioteca para cada tipo de documentación ISO, por ejemplo:

  • Políticas y Procedimientos
  • Registros de Calidad
  • Auditorías y Evaluaciones
  • Registros de Capacitación

• Establecer una nomenclatura de archivos: Define un sistema de nomenclatura estándar para identificar documentos fácilmente, incluyendo la versión y la fecha (ej. "Política_Seguridad_1.0_2024").

• Crear carpetas estructuradas: Si tienes documentos de varias ISO, puedes organizar las carpetas de acuerdo con cada estándar, por ejemplo:

  /ISO 9001/Políticas

  /ISO 9001/Procedimientos
/ISO 27001/Registros de Auditoría


2. Configurar el Control de Versiones y Aprobaciones

ISO exige control de versiones y revisiones formales para asegurar la validez de la documentación.

• Activar el control de versiones: En cada biblioteca, habilita el control de versiones desde la configuración de la biblioteca de documentos. Esto permitirá el almacenamiento de un historial completo de versiones, lo cual es crucial para auditorías.

• Establecer flujos de aprobación: Utiliza Power Automate para automatizar el proceso de aprobación. Por ejemplo:

  • Crea un flujo que envíe notificaciones de aprobación a los responsables de calidad.
  • Permite que los documentos solo se publiquen después de recibir la aprobación.
  • Los flujos también pueden generar un registro automático de las aprobaciones, importante para auditorías.

3. Implementación de Permisos y Seguridad de Acceso

La seguridad es un aspecto crítico, especialmente en normas como ISO 27001.

• Configurar permisos específicos: En cada carpeta o biblioteca, define permisos de acceso según el rol de los usuarios:

  • Lectura para empleados que solo necesitan consultar documentos.
  • Edición para gestores y responsables de actualización de documentos.
  • Control total para administradores de calidad y gestores de seguridad de la información.

• Habilitar la autenticación multifactorial: Esto asegura que solo usuarios autorizados accedan a la información sensible.

• Uso de permisos restringidos para versiones específicas: Esto permite que ciertos usuarios vean solo versiones aprobadas, mientras que el personal autorizado puede trabajar en borradores y versiones en revisión.

4. Automatización de Flujos de Trabajo para Cumplimientos ISO

Los procesos de ISO requieren revisiones, aprobaciones y auditorías periódicas.

• Flujos de revisión automática: Crea un flujo de trabajo en Power Automate para que envíe notificaciones de revisión periódica de documentos. Por ejemplo, cada seis meses o un año, el flujo notifica a los responsables de la calidad para revisar y actualizar los documentos necesarios.

• Registro de auditorías internas y externas: Configura una lista en SharePoint para registrar auditorías internas y externas. Cada registro puede incluir:

  • Fecha de la auditoría
  • Auditor responsable
  • Resultados y hallazgos
  • Acciones correctivas necesarias

• Creación de listas de tareas: Utiliza listas en SharePoint para crear y asignar tareas a los responsables de la documentación. Las tareas pueden incluir la revisión, actualización o aprobación de documentos ISO.

5. Control de Registros y Retención Documental

ISO requiere que algunos documentos y registros se mantengan durante periodos específicos.

• Establecer políticas de retención: Configura políticas de retención en SharePoint para que los documentos se eliminen o archiven automáticamente después de un periodo determinado, asegurando el cumplimiento de los tiempos de retención exigidos.

• Archivar documentos antiguos: Para evitar saturación y mejorar el rendimiento, archiva documentos antiguos en bibliotecas separadas. Esto facilita la búsqueda de documentos vigentes y los prepara para auditorías.

• Configurar alertas de caducidad: Crea alertas para que los usuarios responsables sean notificados cuando un documento esté próximo a vencer. Esto permite a la empresa gestionar la actualización de la documentación en tiempo y forma.

6. Creación de Páginas de Acceso para el Personal

El acceso intuitivo y la facilidad de uso son fundamentales para que el equipo adopte SharePoint.

• Página de inicio para documentos ISO: Diseña una página de inicio donde los empleados puedan acceder rápidamente a las políticas y procedimientos. Esta página debe contener:

  • Enlaces a bibliotecas de documentos clave.
  • Noticias o anuncios sobre actualizaciones recientes.
  • Un buscador para facilitar la búsqueda de documentos específicos.

• Panel de informes: Utiliza Power BI para crear un panel visual que muestre el estado de los documentos ISO, como las fechas de las próximas revisiones o el estado de las aprobaciones pendientes.

7. Preparación para Auditorías ISO

Uno de los principales objetivos de un sistema de gestión documental ISO es preparar a la empresa para auditorías.

• Documentar todos los flujos y aprobaciones: Mantén un registro automatizado de todos los flujos de trabajo, revisiones y aprobaciones, de modo que los auditores puedan consultar esta documentación si es necesario.

• Configurar un área de auditoría: Crea una vista de solo lectura para que los auditores puedan revisar documentos sin riesgo de modificarlos. Esto ayuda a proteger la información durante el proceso de auditoría.

• Uso de etiquetas de cumplimiento: Etiqueta los documentos con etiquetas de estado (en revisión, aprobado, pendiente de aprobación) para que sea fácil identificarlos durante las auditorías.

Beneficios de Usar SharePoint como Sistema de Gestión Documental para ISO

• Centralización de Información: SharePoint permite almacenar toda la documentación ISO en una sola plataforma, facilitando el acceso y control de versiones.
• Automatización y eficiencia: La automatización de revisiones y aprobaciones simplifica el proceso de cumplimiento, reduciendo el riesgo de errores y facilitando la actualización oportuna de documentos.
• Auditoría y trazabilidad: Con el control de versiones y el registro de auditorías, SharePoint permite una trazabilidad completa de los documentos, simplificando el proceso de auditoría.
• Cumplimiento de normativas de seguridad: SharePoint ofrece controles de seguridad robustos para proteger información confidencial y asegurar el cumplimiento normativo.

Con una configuración adecuada, SharePoint se convierte en un sistema de gestión documental eficaz para el cumplimiento de normativas ISO. Al aprovechar sus funcionalidades de automatización, seguridad y organización, las empresas pueden no solo cumplir con los estándares ISO, sino también mejorar la eficiencia de sus procesos y la accesibilidad a la documentación.