En la era digital, optimizar la gestión de reuniones es clave para mejorar la productividad en las empresas. Microsoft SharePoint y Teams ofrecen una solución integral para organizar reuniones, generar minutas automáticamente y aprobarlas digitalmente, reduciendo el uso de papel y facilitando la colaboración.
Para comenzar, sigue estos pasos:
Abre Microsoft Teams y crea un evento en el calendario.
Agrega participantes y define la agenda en la descripción del evento.
Adjunta documentos relevantes almacenados en SharePoint.
Configura la grabación automática para capturar la reunión si es necesario.
Durante la reunión:
Usa la función de notas de reunión en Teams, que se sincroniza con OneNote.
Comparte un documento en SharePoint donde los asistentes puedan agregar comentarios en tiempo real.
Si activaste la grabación, esta se almacenará en SharePoint o OneDrive para futuras consultas.
Para automatizar la creación de minutas:
Utiliza Microsoft Loop o OneNote para registrar los acuerdos y acciones clave.
Implementa Power Automate para extraer información de las notas y estructurar un documento en SharePoint.
Genera un archivo de minuta en Word o PDF y compártelo automáticamente con los asistentes.
Para formalizar la aprobación de la minuta:
Comparte el documento en SharePoint con permisos de edición restringida.
Usa Power Automate para enviar notificaciones a los participantes solicitando su aprobación.
Habilita la firma digital a través de Microsoft Approvals o Power Apps.
Registra automáticamente las aprobaciones en SharePoint para auditoría y seguimiento.
Microsoft Teams y SharePoint facilitan la gestión eficiente de reuniones, automatizando la creación de minutas y su aprobación digital. Con estas herramientas, las empresas pueden optimizar su flujo de trabajo, mejorar la comunicación y garantizar un mejor seguimiento de los acuerdos tomados en cada reunión.