Gestión de reuniones con SharePoint y Teams: Creación de minutas automáticas y aprobación digital

En la era digital, optimizar la gestión de reuniones es clave para mejorar la productividad en las empresas. Microsoft SharePoint y Teams ofrecen una solución integral para organizar reuniones, generar minutas automáticamente y aprobarlas digitalmente, reduciendo el uso de papel y facilitando la colaboración.

1. Planificación de la reunión en Microsoft Teams

Para comenzar, sigue estos pasos:

• Abre Microsoft Teams y crea un evento en el calendario.

• Agrega participantes y define la agenda en la descripción del evento.

• Adjunta documentos relevantes almacenados en SharePoint.

• Configura la grabación automática para capturar la reunión si es necesario.

2. Uso de OneNote y SharePoint para capturar notas

Durante la reunión:

• Usa la función de notas de reunión en Teams, que se sincroniza con OneNote.

• Comparte un documento en SharePoint donde los asistentes puedan agregar comentarios en tiempo real.

• Si activaste la grabación, esta se almacenará en SharePoint o OneDrive para futuras consultas.

3. Generación automática de minutas

Para automatizar la creación de minutas:

• Utiliza Microsoft Loop o OneNote para registrar los acuerdos y acciones clave.

• Implementa Power Automate para extraer información de las notas y estructurar un documento en SharePoint.

• Genera un archivo de minuta en Word o PDF y compártelo automáticamente con los asistentes.

4. Aprobación digital de la minuta

Para formalizar la aprobación de la minuta:

• Comparte el documento en SharePoint con permisos de edición restringida.

• Usa Power Automate para enviar notificaciones a los participantes solicitando su aprobación.

• Habilita la firma digital a través de Microsoft Approvals o Power Apps.

• Registra automáticamente las aprobaciones en SharePoint para auditoría y seguimiento.

Conclusión

Microsoft Teams y SharePoint facilitan la gestión eficiente de reuniones, automatizando la creación de minutas y su aprobación digital. Con estas herramientas, las empresas pueden optimizar su flujo de trabajo, mejorar la comunicación y garantizar un mejor seguimiento de los acuerdos tomados en cada reunión.