El cumplimiento de estándares ISO, como ISO 9001 (Calidad), ISO 27001 (Seguridad de la Información) e ISO 14001 (Medioambiente), exige que las empresas mantengan un sistema de gestión documental eficiente. SharePoint Online, una herramienta de colaboración de Microsoft, ofrece capacidades robustas para gestionar documentos, automatizar flujos de trabajo, y asegurar el cumplimiento normativo. Esta guía cubre los pasos clave para implementar SharePoint como sistema de gestión documental para cumplir con los requisitos ISO.
El primer paso es organizar los documentos de manera que sean accesibles y fáciles de gestionar.
Definir bibliotecas de documentos: Crea una biblioteca para cada tipo de documentación ISO, por ejemplo:
Establecer una nomenclatura de archivos: Define un sistema de nomenclatura estándar para identificar documentos fácilmente, incluyendo la versión y la fecha (ej. "Política_Seguridad_1.0_2024").
Crear carpetas estructuradas: Si tienes documentos de varias ISO, puedes organizar las carpetas de acuerdo con cada estándar, por ejemplo:
/ISO 9001/Políticas/ISO 9001/Procedimientos
/ISO 27001/Registros de Auditoría
ISO exige control de versiones y revisiones formales para asegurar la validez de la documentación.
Activar el control de versiones: En cada biblioteca, habilita el control de versiones desde la configuración de la biblioteca de documentos. Esto permitirá el almacenamiento de un historial completo de versiones, lo cual es crucial para auditorías.
Establecer flujos de aprobación: Utiliza Power Automate para automatizar el proceso de aprobación. Por ejemplo:
La seguridad es un aspecto crítico, especialmente en normas como ISO 27001.
Configurar permisos específicos: En cada carpeta o biblioteca, define permisos de acceso según el rol de los usuarios:
Habilitar la autenticación multifactorial: Esto asegura que solo usuarios autorizados accedan a la información sensible.
Uso de permisos restringidos para versiones específicas: Esto permite que ciertos usuarios vean solo versiones aprobadas, mientras que el personal autorizado puede trabajar en borradores y versiones en revisión.
Los procesos de ISO requieren revisiones, aprobaciones y auditorías periódicas.
Flujos de revisión automática: Crea un flujo de trabajo en Power Automate para que envíe notificaciones de revisión periódica de documentos. Por ejemplo, cada seis meses o un año, el flujo notifica a los responsables de la calidad para revisar y actualizar los documentos necesarios.
Registro de auditorías internas y externas: Configura una lista en SharePoint para registrar auditorías internas y externas. Cada registro puede incluir:
Creación de listas de tareas: Utiliza listas en SharePoint para crear y asignar tareas a los responsables de la documentación. Las tareas pueden incluir la revisión, actualización o aprobación de documentos ISO.
ISO requiere que algunos documentos y registros se mantengan durante periodos específicos.
Establecer políticas de retención: Configura políticas de retención en SharePoint para que los documentos se eliminen o archiven automáticamente después de un periodo determinado, asegurando el cumplimiento de los tiempos de retención exigidos.
Archivar documentos antiguos: Para evitar saturación y mejorar el rendimiento, archiva documentos antiguos en bibliotecas separadas. Esto facilita la búsqueda de documentos vigentes y los prepara para auditorías.
Configurar alertas de caducidad: Crea alertas para que los usuarios responsables sean notificados cuando un documento esté próximo a vencer. Esto permite a la empresa gestionar la actualización de la documentación en tiempo y forma.
El acceso intuitivo y la facilidad de uso son fundamentales para que el equipo adopte SharePoint.
Página de inicio para documentos ISO: Diseña una página de inicio donde los empleados puedan acceder rápidamente a las políticas y procedimientos. Esta página debe contener:
Panel de informes: Utiliza Power BI para crear un panel visual que muestre el estado de los documentos ISO, como las fechas de las próximas revisiones o el estado de las aprobaciones pendientes.
Uno de los principales objetivos de un sistema de gestión documental ISO es preparar a la empresa para auditorías.
Documentar todos los flujos y aprobaciones: Mantén un registro automatizado de todos los flujos de trabajo, revisiones y aprobaciones, de modo que los auditores puedan consultar esta documentación si es necesario.
Configurar un área de auditoría: Crea una vista de solo lectura para que los auditores puedan revisar documentos sin riesgo de modificarlos. Esto ayuda a proteger la información durante el proceso de auditoría.
Uso de etiquetas de cumplimiento: Etiqueta los documentos con etiquetas de estado (en revisión, aprobado, pendiente de aprobación) para que sea fácil identificarlos durante las auditorías.
Con una configuración adecuada, SharePoint se convierte en un sistema de gestión documental eficaz para el cumplimiento de normativas ISO. Al aprovechar sus funcionalidades de automatización, seguridad y organización, las empresas pueden no solo cumplir con los estándares ISO, sino también mejorar la eficiencia de sus procesos y la accesibilidad a la documentación.