La gestión de las solicitudes de vacaciones puede ser un proceso complejo cuando se realiza de manera manual. Con SharePoint y Power Automate, es posible automatizar este flujo de trabajo, lo cual facilita la creación de un sistema eficiente, rápido y transparente para gestionar las autorizaciones de vacaciones. A continuación, te mostramos cómo implementar este flujo de autorización en unos sencillos pasos.
Requisitos Previos
- Acceso a SharePoint Online: Se necesitará un sitio en SharePoint para almacenar y gestionar las solicitudes de vacaciones.
- Licencia de Power Automate: Para crear y activar los flujos de trabajo de aprobación.
- Acceso a la cuenta de correo de los aprobadores: Los responsables de aprobar las vacaciones recibirán notificaciones por correo electrónico, por lo que es necesario tener sus direcciones configuradas.
Paso 1: Crear una Lista de Solicitudes de Vacaciones en SharePoint
La lista de SharePoint almacenará todas las solicitudes de vacaciones y servirá como la base para el flujo de trabajo.
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Crear una nueva lista en SharePoint:
- Ve al sitio de SharePoint donde deseas crear la lista.
- Selecciona Nuevo > Lista y nombra la lista, por ejemplo, "Solicitudes de Vacaciones".
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Agregar columnas a la lista:
- Nombre del empleado: (Texto)
- Fecha de inicio: (Fecha y hora) – la fecha en que comienzan las vacaciones.
- Fecha de fin: (Fecha y hora) – la fecha en que terminan las vacaciones.
- Motivo: (Texto) – campo opcional para comentarios adicionales sobre la solicitud.
- Estado de aprobación: (Elección) – valores: "Pendiente", "Aprobado", "Rechazado".
- Aprobador: (Persona o Grupo) – el responsable de aprobar la solicitud.
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Configurar permisos de lista:
- Limita los permisos para que solo el solicitante pueda ver su propia solicitud.
- Da acceso de edición a los supervisores o responsables de Recursos Humanos.
Paso 2: Crear el Flujo de Aprobación en Power Automate
El siguiente paso es configurar un flujo de trabajo en Power Automate que gestione la aprobación.
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Acceder a Power Automate:
- Abre Power Automate y selecciona Crear flujo.
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Elegir la plantilla de flujo:
- Elige Automatizado en la nube.
- Nombra el flujo como "Aprobación de Vacaciones".
- Selecciona Cuando un elemento es creado en SharePoint como disparador del flujo y haz clic en Crear.
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Configurar el disparador:
- En el bloque de disparador, especifica el sitio de SharePoint y selecciona la lista "Solicitudes de Vacaciones" que creaste anteriormente.
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Añadir el paso de aprobación:
- Haz clic en Nuevo paso y selecciona la acción Aprobar o rechazar – Primero en responder (en la sección de Aprobaciones).
- Configura el paso de aprobación:
- Título: “Solicitud de Vacaciones de [Nombre del empleado]”.
- Asignado a: Selecciona la columna Aprobador (de la lista de SharePoint).
- Detalles: Incluye los detalles de la solicitud, como el nombre del empleado y el rango de fechas (puedes usar expresiones dinámicas para incluir estos datos automáticamente).
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Configurar los pasos de respuesta de aprobación:
- Añade una Condición que se active al recibir una respuesta.
- Configura la condición: "Si el resultado es Aprobado":
- Si es verdadero:
- Añade una acción para Actualizar elemento en SharePoint.
- Actualiza el campo Estado de aprobación a "Aprobado".
- Añade un paso para Enviar correo electrónico al empleado, notificándole que su solicitud ha sido aprobada.
- Si es falso:
- Actualiza el campo Estado de aprobación a "Rechazado".
- Envía un correo al empleado notificándole que su solicitud ha sido rechazada.
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Guardar y activar el flujo:
- Guarda el flujo de trabajo y actívalo para que esté listo para su uso.
Paso 3: Probar el Flujo de Trabajo de Aprobación
Antes de implementarlo oficialmente, realiza una prueba para asegurarte de que todo funcione como se espera.
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Crear una solicitud de prueba:
- Ingresa en la lista de SharePoint y añade una solicitud de vacaciones ficticia.
- Completa todos los campos requeridos, especialmente la fecha de inicio, fecha de fin y aprobador.
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Verificar el flujo de aprobación:
- Confirma que el aprobador recibe una notificación de aprobación por correo electrónico y que puede elegir aprobar o rechazar.
- Verifica que el estado de la solicitud en la lista de SharePoint se actualice correctamente y que el solicitante reciba la notificación de respuesta.
Paso 4: Optimización y Ajustes
Para mejorar la experiencia, puedes considerar estos ajustes adicionales:
- Notificaciones de recordatorio: Configura un paso adicional en Power Automate para enviar recordatorios si una solicitud está pendiente de aprobación durante un periodo de tiempo específico.
- Registro de respuestas: Puedes crear una biblioteca o lista adicional en SharePoint para almacenar los registros de aprobación, con fecha y hora de cada respuesta, para mantener una trazabilidad completa.
- Conexión con calendarios: Integra el flujo con Outlook para que las fechas aprobadas se sincronicen automáticamente en el calendario del empleado o en un calendario compartido de la empresa.
Beneficios de Usar SharePoint y Power Automate para la Gestión de Vacaciones
- Automatización del proceso: La automatización reduce el tiempo de espera y el riesgo de errores, proporcionando una experiencia más fluida tanto para empleados como para supervisores.
- Centralización de solicitudes: SharePoint permite que todas las solicitudes de vacaciones se almacenen en un solo lugar, facilitando su revisión y cumplimiento de políticas.
- Facilidad de acceso y transparencia: Al centralizar y automatizar el proceso, los empleados pueden ver el estado de sus solicitudes en tiempo real, lo que brinda mayor transparencia.
- Historial de aprobaciones: Al mantener un registro de todas las solicitudes y aprobaciones, el proceso es auditable y se pueden consultar las decisiones previas.
Con este flujo de trabajo, SharePoint y Power Automate permiten implementar una solución de autorización de vacaciones eficiente y fácil de usar. La automatización del proceso no solo ahorra tiempo y reduce el esfuerzo administrativo, sino que también mejora la experiencia del empleado al proporcionar una respuesta rápida y transparente a sus solicitudes.